Bienvenido al mundo Startup - Proyecto Evolve Academy
En esta página narro los mejores años de mi vida desarrollando una empresa desde 0 a tener propias oficinas, y pasar a aumentar el revenue en un x10.
Estos son algunos de los hitos que realicé.
Índice:
- Bienvenido al mundo Startup - Proyecto Evolve Academy
- Índice:
- Dos jóvenes en un garaje (así empiezan los grandes) - Noviembre 2022
- 1. Primeros pasos en la compañía
- 1.1 Profesionalizar al equipo 🎯
- 1.2 Automatizar procesos y optimizar la perfomance del equipo 🎯
- 1.3 Desarrollar un CRM profesional y completo 🎯
- 1.4 Desarrollar Business Plan y control financiero 🎯
- 1.5 Nuestras primeras oficinas. Ya la cosa se pone seria 🎯
- 1.5 Team Performance y Modelos de Retribución Variable 🎯
- 1.5 Análisis del equipo de Marketing. PPC y Orgánico 🎯
- 2. Resultados de 2023 respecto a 2022
- 3. Verticales de Negocio
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Dos jóvenes en un garaje (así empiezan los grandes) - Noviembre 2022
La verdad es que no empezamos en un garaje, más bien era una habitación gamer en Madrid que poco a poco fue dando forma a lo que soñábamos. Josef Brocki, es una persona que seguía en redes de hace años.
Un día, un amigo me comparte una historia de instagram dónde Josef buscaba un perfil específico que supiese de determinadas herramientas y procesos. Es ahí, cuando entra en juego algo que menciono en este post, la actitud.
Y si no sabes qué es actitud, aquí tienes la web que preparé por aquel entonces para darme a conocer. Puedes verla aquí. Me da un poco de vergüenza, no lo voy a negar. Pero sin ese video no hubiese sucedido todo lo que verás a continuación.
1. Primeros pasos en la compañía
1.1 Profesionalizar al equipo 🎯
La realidad es que mi rol en un principio simplemente iba a estar enfocado en optimizar y automatizar lo máximo posible el departamento de Customer Services. Al final, este tipo de instituciones independientes destacan más, cuando sus alumnos tienen resultados. Por lo que era importante que este departamento funcionase lo mejor posible.
Las herramientas en las que hago más foco durante el comienzo son:
- Notion. Para organizar el todo el flujo de trabajo.
- Control de los alumnos.
- Proceso de matriculación.
- Desarrollo de Tareas por parte de todo el equipo.
- Optimización del CRM con conexiones externas.
Tengamos en cuenta que por aquel entonces, estábamos Josef y yo solos, gestionando con reports como este (hecho en Notion), un equipo externo. Estos Dashboards nos ayudaron mucho a profesionalizar el equipo, y seguir una metodología OKR efectiva.
Al principio recuerdo la sorpresa del equipo cuando dividí en Notion los diferentes departamentos, incluyendo departamentos que ni existían debido al bajo número de empleados. Todos hacíamos de todo.
Pero mi filosofía es que como haces las cosas pequeñas, haces las cosas grandes. Y si algo había aprendido dando consultorías a empresas de EEUU, es que a nivel equipo, siempre has de construir sistemas pensando en el futuro y no en el presente.
1.2 Automatizar procesos y optimizar la perfomance del equipo 🎯
Uno de los primeros escenarios que implementé fue para automatizar todo lo relativo a la elaboración del documento de matriculación del alumno, su posterior firma y almacenamiento. Todas estas automatizaciones estaban realizadas con tecnología No-code. En algunos casos, empleaba algunos recursos más avanzados como APIS.
Veamos algunos de los escenarios realizados:
- Recibir el formulario de matriculación de un alumno y automáticamente enviarle el contrato de matrícula para firmar en Docusign, y archivar este en su ficha dentro de nuestro CRM.
- Captar un lead y almacenar este en nuestro CRM, distinguiendo entre contacto y crear un negocio a esta nueva interacción. Incluyendo todos los detalles como su origen y demás.
- Enviar toda la información del funnel a nuestras bases de datos en sheets para alimentar Dashboards dinámicos. Este escenario es el que lleva los datos para que podamos tener reportes como los que vemos aquí.
Esto automatizaba la entrada de leads en nuestro CRM, además de mostrarlos de forma exhaustiva y detallada. Incluso, notificando por Slack al responsable de ese lead.
1.3 Desarrollar un CRM profesional y completo 🎯
La verdad que durante los 2 primeros meses, comenzamos a ver la respuesta de estas nuevas medidas. Ahora, además del gran producto que comercializábamos, teníamos sistemas profesionales y sobre todo, un mapa que seguir.
La estructura en Notion sirvió para estructurar a todo el equipo y sobre todo, llevar a cabo todas las tareas establecidas en el Business Plan, que ahora veremos cómo se fragüó.
Pero este crecimiento, rápidamente hizo que el equipo de ventas no diese un buen seguimiento a los leads. Sabían cómo atacarlos y ahora sí, iban con una idea de negocio clara, pero faltaba un CRM profesional.
Es ahí, cuando desarrollo todo desde 0 utilizando el CRM Pipedrive.
Por urgencias a nivel operativo, tuve que desarrollar el CRM en apenas 20 días. Este CRM incluía conexiones externas que permitían:
- Incorporar el origen del lead. Esto lo veremos más en detalle aquí.
- Incluía WhatsApp integrado para poder contactar con el cliente directamente y centralizar las conversaciones.
- Call Center integrado para llevar a cabo comunicaciones con los clientes. Aircall fue la herramienta elegida para ello.
- Conexión con una herramienta externa de Inteligencia Artificial que registraba las conversaciones y videollamadas con clientes, y añadía una nota al CRM con datos e indicadores sobre ese tipo de cliente y cómo enfocar la venta.
- Email Marketing configurado para comunicarnos con los clientes y tener un seguimiento de todas sus interacciones.
- Conexión directa con el sistema de facturación.
- Reportes para analizar la performance nuestro funnel de ventas y gestionar la morosidad.
Sin lugar a dudas la implementación de un CRM de esta calidad ayudó mucho a mejorar el conversion rate de los comerciales. Ya que podían llevar un mejor seguimiento.
Si bien es cierto, que el desencadenante del crecimiento de la compañía, más que el CRM (que también) fue adquirir oficinas y comenzar a trabajar presencialmente.
1.4 Desarrollar Business Plan y control financiero 🎯
La verdad que siempre he sido de los que se centra en hacer dinero antes de plantear cualquier Business Plan. Si algo me enseñó Adidas, es que el BP está hecho para que suceda cualquier elemento externo y te rompa por completo todos los planes.
Pero está claro que nosotros necesitábamos estructurar un BP y sobre todo, un Cash-Flow Statement adecuado. En el sector de la formación, los márgenes son muy altos, pero entran muchas cuestiones como los pagos aplazados por las financieras, las reducciones por mora, etc.
Por ello, desarrollamos ambos en Google Sheets y esto nos ayudó a identificar hacia dónde se estaba yendo ese margen operativo.
1.5 Nuestras primeras oficinas. Ya la cosa se pone seria 🎯
En marzo de 2023, decidimos comenzar la búsqueda de nuestras primeras oficinas. Sabíamos que si queríamos seguir creciendo, necesitábamos un equipo presencial y poder seguir desarrollando la cultura de equipo.
Apenas 2 semanas nos bastaron para encontrar la oficina que buscamos.
Cabe mencionar que yo volví de Múnich, Alemania (puedes ver qué hacía allí en este enlace) directamente a Murcia, con mi familia. Por lo que no solo buscamos oficinas, también un nuevo apartamento y una nueva ciudad en mi lista.
Así sería los últimos 2 años si llevase puestas las Apple Pro Vision.
Recuerdo con mucho cariño esa etapa de reformar las oficinas. Obviamente contratamos a un equipo, pero no soy una persona a la que se le caen los anillos, y en más de una ocasión, me tocó trabajar como albañil.
1.5 Team Performance y Modelos de Retribución Variable 🎯
Hasta este momento, el equipo había reaccionado muy bien a los sistemas que había implementado hasta ahora. Apenas les llevó un mes adaptarse al nuevo CRM, puesto que siempre elijo herramientas sencillas e intuitivas. Por supuesto que existen CRMs mejores como Salesforce o Hubspot, pero se trata de implementar soluciones efectivas que vayan de la mano con la situación de la compañía.
Ahora que el equipo ya dominaba las herramientas, tocaba extraer los datos de su performance y visualizarlos de forma intuitiva. Para ello, desarrollé en Looker Studio, un Dashboard para el equipo de ventas con el que analizar nuestro funnel de ventas y su rendimiento individual:ç
Dentro del equipo de ventas, tenemos que dividir entre:
- Appointment Setters: Son los responsables de agendar las llamadas de venta para que sus compañeros, Closers, lleven a cabo la venta y el cierre. Estos trabajan en cualificar a los clientes. Su interacción con los leads no es a puerta fría, contactan con gente que ha dejado sus datos en nuestro funnel.
- Closers: Su proceso de venta es a través de Zoom y se divide en 2 llamadas.
- Qualification Call: Una llamada de 15min dónde identifican qué tipo de cliente tenemos y si puede acceder a comprar nuestro producto.
- Closing Call: Es una especie de demo donde el objetivo es que el cliente adquiera el producto.
Una vez comprendido los miembros del equipo de ventas, tenemos un primer Dashboad que mide la performance de los closers. No solo medidos ventas cerradas, necesitábamos obtener otros datos cómo:
- Distinguir entre Qualification Calls y Closing Calls.
- Llamadas en Calendario VS llamadas realizadas. Es decir, el Show-Up Rate.
- Porcentaje de Qualification Calls que pasaban a Closing Calls.
- Conversion Rate de Qualification Call a Cliente Final.
Para los Appointment Setters, desarrollé dos dashboards ya que en el caso de estos, tenían varias fuentes de contactabilidad con los clientes. Lo hacían tanto por llamada como por mensajería, por ello, trazamos los siguientes Dashboard:
- Appointement Setters Performance
- Mide cómo los leads que agendan avanzan en nuestro funnel de venta.
- Tiene en cuenta el show-up rate, además de distinguir entre los diferentes canales que existen.
- Appointement Setters Performance Calls
- Nos muestra cuántas llamadas telefónicas realiza cada Setter y cómo responden en nuestro funnel de venta.
- Vemos también el origen de esos leads a los que llaman.
- Además de ver la duración media y el Conversión Rate de esas llamadas una vez han pasado a closing stage.
Estos reportes tenían repercusión directa con la política de retribución variable que implementé, ya que a través de estos datos, cada empleado podía hacer un seguimiento de sus incentivos y cuánto le faltaba para desbloquear estos.
1.5 Análisis del equipo de Marketing. PPC y Orgánico 🎯
A raíz del anterior reporte, nos surge un conflicto con la parte de PPC y es que, según ese Dashboard, nos encontrábamos en situaciones dónde el lead había sido agendado por uno de nuestros Setters, pero a su vez este lead venía de paid.
Esto nos hacía no ver con realidad la performance de PPC, ya que en una fase inicial el lead entraba en nuestro CRM como lead de pago, pero cuando la llamada había sido agendada por uno de nuestros setters, esto se tenía que reflejar en el report para el desbloqueo de comisiones.
Por tanto, desarrollé en Looker un reporte completo en el que no tuviese en cuenta las atribuciones de cada lead, si no que solo tuviese en consideración si había llegado a través de paid y si finalmente había sido cerrado.
Tengamos en cuenta, que esto no es fácil de medir, ya que son conversiones offline. Nuestro cliente no llega a un checkout y compra, pasa por nuestro equipo de ventas hasta que convierte. Esto hace que de forma nativa, las plataformas PPC no puedan reflejar buenos reportes.
Con este Report podíamos analizar toda la performance y sobre todo, obtener métricas tan importantes como el ROAS o el CAC.
2. Resultados de 2023 respecto a 2022
Y es con todas las medidas mencionadas anteriormente y muchas más que se habrán quedado en el tintero, como finalizamos el año más fuerte de Evolve Academy en su historia.
Por privacidad no puedo comentar resultados financieros, pero sí decir que superamos las 7 cifras de revenue, con un ebitda muy bueno, propio de este tipo de empresas dedicadas a la formación online.
El cambio respecto a 2022, no solo se reflejó en multiplicar un x10 el revenue, si no además en los 3 principales hitos planteados:
3. Verticales de Negocio
En Evolve Academy, nuestro mayor activo era impartir formación en Ecommerce. Eso nos obligaba a desarrollar tiendas y marcas propias en internet para documentar el proceso de elaboración de estas.
Gracias a ello, pude contactar con proveedores de todo tipo de productos y países. Especialmente, dado que la mayor demanda de nuestros alumnos era crear su marca de ropa, establecimos relaciones comerciales con proveedores.
Esto es el ejemplo de uno de los productos que encargamos, con el desarrollo previo de Tech-Packs y la búsqueda exhaustiva de proveedores. Estas sudaderas son de 600GSM.
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